Aanpassingsvermogen onder druk

Het CoPICommando Plaats Incident: tactische coördinatie op of nabij de plaats van het incident-overleg loopt al vier uur. De teamleden volgen de procedure, de voorzitter leidt, de informatie stroomt. Maar wie goed kijkt, ziet iets anders: de reacties worden trager, de korte vragen van de liaison worden niet meer opgepakt, en twee teamleden kijken herhaaldelijk op hun telefoon. Het team functioneert nog, maar het aanpassingsvermogen is aan het slijten.

Dat proces begint altijd onzichtbaar.

Teams zijn altijd in beweging

Er bestaat geen stabiel team. Zeker niet in een crisiscontext. De samenstelling wisselt, mensen zijn moe of net begonnen, relaties zijn soms soepel en soms stroef, ervaring varieert per incident. Het aanpassingsvermogen van een team is daarmee altijd in beweging.

Bijlsma beschrijft aanpassingsvermogen op drie niveaus: het individu, het team en de organisatie. Op elk niveau zijn er momenten waarop het aanpassingsvermogen onder druk staat. Op teamniveau zijn de verstoorders het best zichtbaar, en het meest beïnvloedbaar.

Wat het aanpassingsvermogen verstoort

Vier factoren duiken steeds opnieuw op in teams die onder druk vastlopen.

Stress. Onder acute stress versmalt de aandacht. Wat luid of recent is domineert; subtiele signalen vallen weg. Mensen handelen impulsiever en vallen terug op vertrouwde routines, ook als die routines de situatie niet meer dekken. De blik versmalt precies op het moment dat een bredere blik nodig is.

Vermoeidheid. Vermoeidheid ondermijnt vrijwel alle niet-technische vaardigheden tegelijk. Situationeel bewustzijn verslechtert, communicatie wordt vager, assertiviteit neemt af. Wie moe is, reageert trager op verandering en stelt bijsturen uit. Vermoeidheid is geen individuele zwakte maar een systeemkenmerk: organisaties bepalen roosters, werktijden en taakverdeling, en dragen daarmee verantwoordelijkheid voor vermoeidheid in hun teams.

Stroeve relaties. In teams met onderlinge spanning of onopgeloste conflicten daalt de bereidheid om vrijuit te spreken. Dat speelt bij interpersoonlijke conflicten, maar ook bij cultuurverschillen tussen diensten of bij disciplineverschillen die nooit zijn uitgesproken. Wie de relatie al als belast ervaart, houdt zijn twijfel voor zich. De informatie is aanwezig, maar bereikt het team niet.

Beperkte ervaring. Een team dat dit type incident, deze schaal of deze samenstelling voor het eerst meemaakt, heeft minder patroonherkenning om op te bouwen. Bijsturen kost dan meer energie en gaat trager. Dat is geen tekortkoming maar een feit om rekening mee te houden bij het inzetten van teams.

Wat er dan zichtbaar verandert

Aanpassingsvermogen verdwijnt zelden abrupt. Het slijt. De signalen zijn subtiel in het begin en worden pas zichtbaar als het al een tijdje gaande is.

Op individueel niveau: iemand reageert niet meer op vragen die anders meteen werden opgepakt. Besluiten worden uitgesteld. Iemand herhaalt een inschatting die al was achterhaald.

Op teamniveau: de onderlinge afstemming wordt minder vanzelfsprekend. Teamleden werken naast elkaar in plaats van met elkaar. De energie in het overleg vlakt af. Wie iets opmerkt, zegt het niet meer hardop.

Aanpassingsvermogen is vanzelfsprekend totdat het er niet meer is, en teams in elkaar zakken.

Signalen herkennen

Wie weet wat hij zoekt, ziet het eerder. Vier concrete signalen wijzen op verlies van aanpassingsvermogen in een team:

• Informatie wordt herhaald zonder dat er iets mee wordt gedaan
• Besluiten worden uitgesteld zonder dat de reden helder is
• Teamleden nemen minder initiatief dan gewoonlijk
• De reactie op nieuwe informatie wordt trager

Deze signalen zijn herkenbaar bij jezelf en bij anderen. Het waarnemen ervan is de eerste stap naar bijsturen. Hoe je dat doet, komt in de volgende artikelen aan bod.

Samengevat

• Aanpassingsvermogen staat altijd onder druk: stress, vermoeidheid, stroeve relaties en beperkte ervaring zijn de meest voorkomende verstoorders
• Stress versmalt de aandacht en versterkt de neiging tot terugval op routines
• Vermoeidheid is een systeemkenmerk, geen individuele zwakte
• Verlies van aanpassingsvermogen is herkenbaar aan concrete signalen, bij jezelf en bij het team

Om over na te denken

• Welk van de vier verstoorders speelt het vaakst een rol in jouw teams? Hoe herken je dat?
• Op welk moment heb jij zelf gemerkt dat je aanpassingsvermogen onder druk stond? Wat hielp?
• Hoe gaat jouw organisatie om met vermoeidheid in crisisteams? Is dat een bewuste keuze of toeval?

---

Voor de verdieping