Waarnemen op twee niveaus

Tijdens een groot incident is de aandacht van het team volledig gericht op wat er buiten gebeurt. Dat is logisch en noodzakelijk. Maar terwijl het team focust op de situatie, kunnen er binnenkant dingen veranderen die de effectiviteit aantasten: een onduidelijkheid over rolverdeling, een teamlid dat informatie niet meer inbrengt, een patroon van korte besluiten zonder afstemming.

Wie alleen naar buiten kijkt, mist wat er van binnen speelt.

Twee lagen situationeel bewustzijn

In het TRM-waarnemingsmodel zijn twee lagen van situationeel bewustzijn opgenomen. De eerste laag is het incident: wat speelt er buiten, wat zijn de feiten, wat verandert er in de situatie? Die laag is vertrouwd voor professionals in crisisorganisaties.

De tweede laag is het team zelf: hoe werken we samen, wat verandert er in onze samenwerking, zijn we nog effectief bezig? Die laag vraagt een andere blik, maar is even bepalend voor de uitkomst.

Wie beide lagen bewust bijhoudt, heeft een volledig beeld. Wie alleen de eerste bijhoudt, handelt op halve informatie.

Drie probleemgebieden

Wat je waarneemt in het team laat zich onderverdelen in drie gebieden.

Inhoud. Dit is het meest zichtbare niveau. De inhoud bestaat uit informatie, feiten, doelen en meningen over de situatie buiten. Waar liggen de knelpunten? Klopt het gemeenschappelijk beeld? Werken alle teamleden met dezelfde informatie?

Werkwijze. Dit is het niveau van de afspraken over hoe het team werkt. Structuur, procedures, taakverdeling. Zijn de afspraken duidelijk? Worden ze nageleefd? Werken ze nog bij de situatie zoals die nu is?

Proces. Dit is het niveau van de relaties en interacties. Hoe gaan teamleden met elkaar om? Wie spreekt, wie zwijgt, wie wordt gehoord? Het procesniveau is minder zichtbaar dan inhoud of werkwijze, maar heeft het sterkste effect op de teamprestatie. Het is de onderstroom.

De zeven TRM-competenties als bril

De zeven TRM-competenties overspannen alle drie de niveaus: inhoud, werkwijze én proces. Ze beschrijven niet alleen wat een team kan, maar ook hoe je kijkt naar wat er in een team gebeurt.

Wie ziet dat informatie niet meer gedeeld wordt, kijkt naar communicatie. Wie merkt dat besluiten uitblijven terwijl de situatie dringt, kijkt naar besluitvorming. Wie opmerkt dat niemand meer corrigeert terwijl de koers afwijkt, kijkt naar assertiviteit.

De zeven competenties zijn de bril waarmee je het team bekijkt. Ze geven een naam aan wat je waarneemt, en daarmee een aanknopingspunt voor bijsturen.

Waarnemen vraagt oefening

Twee niveaus tegelijk bijhouden is niet vanzelfsprekend. Zeker onder druk versmalt de aandacht naar de inhoud van het incident. Dat is een normale reactie op stress. Wie weet dat dit een risico is, kan er bewuster mee omgaan.

Een hulpmiddel is het stellen van een vaste vraag aan jezelf, op gezette momenten: hoe loopt de samenwerking nu? Die korte reflectie haalt de aandacht even weg van de inhoud en richt die op het team. Waarnemen levert een beeld op. Wat je met dat beeld doet, is bijsturen, en dat is het onderwerp van het volgende artikel.

Samengevat

• Situationeel bewustzijn heeft twee lagen: de situatie buiten en de samenwerking binnen
• Wie alleen naar buiten kijkt, mist wat het team intern aantast
• Er zijn drie probleemgebieden: inhoud, werkwijze en proces
• De zeven TRM-competenties zijn het instrument waarmee je het team waarneemt en beoordeelt

Om over na te denken

• Heb jij tijdens een incident ooit gemerkt dat de teamsamenwerking afgleed terwijl de aandacht volledig op het incident was gericht?
• Op welk van de drie niveaus (inhoud, werkwijze, proces) is het in jouw teams het lastigst om problemen te benoemen?
• Welke TRM-competentie mis je het eerst als een team onder druk staat?

---