Reflecteren als team? Leren als je bezig bent.
Systematiek, diepte en leren tijdens de uitvoering
Intro: reflectie heeft een systematiek
Je weet nu wat teamreflectie is en waarom het essentieel is voor teamleren. Maar hoe doe je het? Reflectie klinkt vaag. Het lijkt iets wat je gewoon doet – of niet doet. In werkelijkheid heeft reflectie een herkenbare structuur. Als je die structuur kent, kun je er als team bewust mee werken.
We beginnen met het reflectieproces zelf, daarna kijken we naar de diepte: hoe ver ga je, en wanneer ga je dieper?
De reflectiecyclus: vijf stappen
Reflectie verloopt cyclisch. Dat wil zeggen: het eindpunt van één cyclus is het startpunt van de volgende. In de literatuur over reflectief leren wordt deze cyclische systematiek uitgebreid beschreven – onder meer in Reflecteren: de basis van Mirjam Groen. De cyclus bestaat uit vijf stappen.
Stap 1 – De ervaring. Het team heeft iets meegemaakt: een inzet, een oefening, een overleg. Dat is het vertrekpunt. Zonder een gezamenlijke ervaring is er niets om op te reflecteren.
Stap 2 – Terugblikken. Je kijkt terug op die ervaring. Wat is er precies gebeurd? Wat wilde je bereiken, en is dat gelukt? Wat was jouw rol? Welke afspraken zijn er gemaakt en zijn die nagekomen? Belangrijk hier: begin individueel. Laat iedereen eerst voor zichzelf het beeld vormen, voordat je het samen bespreekt. Dat voorkomt dat één stem het verhaal bepaalt.
Stap 3 – Begrijpen. Je zoekt naar het waarom. Welke gedachten, gevoelens of gewoontes waren leidend? Hoe beïnvloedde de context het team? Welke patronen zijn zichtbaar? Dit is de stap die veel teams overslaan, maar die het meeste leerrendement oplevert.
Stap 4 – Vooruitkijken. Wat wil je de volgende keer anders doen? Welke handelingsruimte kun je creëren? Dat maak je concreet, uitvoerbaar en toetsbaar.
Stap 5 – Uitproberen. Je past het nieuwe gedrag toe in de volgende situatie. Wat werkt wel, wat werkt niet? De uitkomst wordt weer de input voor een nieuwe cyclus.
Individueel én gezamenlijk
Een veelgemaakte fout bij teamreflectie is dat alles direct gezamenlijk wordt besproken. Maar reflectie werkt beter als je bewust afwisselt tussen individueel en gezamenlijk.
In stap 2 begint iedereen met een eigen terugblik. Daarna leg je die beelden naast elkaar. Zo ontstaat een rijker en eerlijker beeld van wat er is gebeurd, dan wanneer iemand meteen de toon zet voor de rest.
In stap 3 denkt iedereen eerst zelf na over het waarom, voordat je gezamenlijk bespreekt hoe teamleden op elkaar reageerden en welk effect dat had.
Die afwisseling maakt reflectie veiliger. Iedereen heeft eerst de ruimte om zelf te denken, zonder direct beïnvloed te worden door de dominantste stem in de ruimte.
Jezelf en de ander begrijpen
Teamreflectie gaat over jou, maar ook over de ander. Om de teamdynamiek echt te begrijpen, helpt het om bij stap 2 en 3 systematisch beide perspectieven langs te lopen:
Over jezelf: wat wilde ik, wat voelde ik, wat dacht ik, wat deed ik?
Over de ander: wat wilde de ander, wat voelde de ander, wat dacht de ander, wat deed de ander?
Als je beide kunt beantwoorden, zie je de ketting van reacties die het teamgedrag bepaalde. Je ziet hoe jouw gedrag het gedrag van een ander beïnvloedde, en omgekeerd. Dat is de kern van teamdynamiek begrijpen.
Een voorbeeld. In een GRIP-2 overleg doet een adviseur een voorstel voor een andere aanpak. De leider kapt het kort af en gaat door naar het volgende punt. De adviseur voelt zich niet gehoord, trekt zich terug en brengt de rest van het overleg niets meer in. De leider merkt dat het overleg soepel loopt en denkt dat het goed gaat. Pas als je beide perspectieven naast elkaar legt – wat wilde ik, wat voelde ik, wat dacht ik, wat deed ik, en hetzelfde voor de ander – zie je hoe één moment van afsluiting een keten in gang zette die het team stillegde. Zonder dat iemand het doorhad.
Hoe diep ga je? Single loop en double loop leren
Niet elke situatie vraagt even diepe reflectie. Er zijn twee niveaus, die je allebei nodig hebt.
Single loop leren is foutcorrectie. Je bespreekt wat je hebt gezien, erkent wat verkeerd ging, en past het aan. Snel, concreet en effectief voor enkelvoudige fouten. Bijvoorbeeld: een ROT-lid komt in een overleg tot de ontdekking dat hij zijn halen-en-brengen niet scherp heeft. Hij had geen eigen analyse van het scenario gemaakt en wist daardoor niet goed wat er van hem verwacht werd en wat hij zelf wilde inbrengen. Hij neemt zich voor dit de volgende keer beter voor te bereiden. Dat is een nuttige correctie.
Double loop leren is patroononderzoek. Dat wordt noodzakelijk op het moment dat je merkt dat hetzelfde probleem steeds terugkomt. Dan is foutcorrectie niet meer genoeg. Dan wijst het probleem op iets dat onder de oppervlakte zit: een aanname, een onuitgesproken opvatting, een patroon in het teamgedrag.
Als hetzelfde ROT-lid oefening na oefening onvoorbereid aankomt, is de vraag niet meer “hoe los ik dit op?” maar “waarom blijft dit gebeuren?” Misschien speelt er een diepere aanname mee: dat voorbereiding tijdverspilling is omdat een crisis toch altijd anders loopt dan verwacht. Of dat je rol vanzelf duidelijk wordt als je er eenmaal middenin zit. Die aanname moet je eerst benoemen en bespreken voordat ze verandert. En als je dat gesprek aangaat, blijkt het vaak dat de aanname niet alleen bij dit teamlid speelt.
Je schakelt over naar double loop leren wanneer twee dingen tegelijk waar zijn: je herkent een patroon, én je hebt er last van.
Van nabeschouwing naar reflectie tijdens de uitvoering
Tot nu toe hebben we het gehad over reflectie op actie: terugkijken na afloop. Dat is de meest vertrouwde vorm, en voor veel teams al een stap vooruit ten opzichte van de evaluatie die blijft hangen aan de oppervlakte.
Maar de meest waardevolle vorm van reflectie speelt zich af tijdens de uitvoering. Reflectie in actie: het bewust nadenken en bijsturen terwijl je bezig bent. Je merkt dat iets niet klopt, je benoemt het, het team past zich aan. Niet achteraf, maar in het moment zelf.
Dat vraagt meer. Het vraagt dat teamleden durven te spreken als iets niet goed voelt, ook onder druk. Het vraagt een leidinggevende die daar ruimte voor maakt. En het vraagt een teamgevoel dat sterk genoeg is om eerlijkheid in het moment te verdragen.
Reflectie in actie is geen techniek die je aanleart in een training. Het is het resultaat van teams die al langere tijd investeren in samen leren: in nabesprekingen, in het benoemen van patronen, in het opbouwen van vertrouwen. De nabeschouwing is dus niet alleen waardevol op zichzelf. Het is ook de weg naar iets beters: een team dat zichzelf corrigeert terwijl het werkt.
Reflectievragen
- Hoe verloopt het reflectieproces in jouw team nu? Welke stap uit de cyclus wordt het vaakst overgeslagen?
- Beginnen jullie met individuele terugblikken, of gaat het gesprek meteen gezamenlijk? Wat is het effect daarvan?
- Zijn er terugkerende problemen in je team die erop wijzen dat je verder moet kijken dan foutcorrectie?
- Lukt het jullie om ook tijdens een inzet bij te sturen op samenwerking? Wat maakt dat makkelijker of moeilijker?
Lees ook in de cursus:
Verdiep je verder:
- Van TRM naar Onzekerheidskunde
- Teamleren, als motor van samenwerken en presteren in de veiligheidsregio
